La creación de eventos virtuales se ha popularizado en los últimos años gracias a los avances tecnológicos. Debido al contexto, el mundo digital se ha vuelto un candidato imprescindible en la organización de eventos.
El cambio en las necesidades sociales en el nuevo panorama sanitario y social, ha apoyado la propagación de los eventos virtuales, proporcionando nuevas oportunidades empresariales.
¿QUÉ SON LOS EVENTOS VIRTUALES?
Los eventos virtuales son eventos que se realizan de forma digital, online o virtual en su totalidad. En circunstancias actuales, donde el movimiento de las personas se ha visto limitado, los eventos virtuales son la solución para seguir comunicando.
El mercado debe seguir haciendo eventos y comunicando mensajes al mundo. Actualmente esta necesidad se ha solventado con los eventos virtuales, que podemos realizar 100% desde nuestra casa.
Hay que tener en cuenta que tan solo el hecho de hacer una reunión digital en Meet, Zoom o Microsoft Teams no convierte nuestra reunión en un evento virtual puesto que no todas las reuniones digitales son automáticamente eventos virtuales.
Sin embargo, hay otras características intrínsecas de un evento que sí podemos adoptar en la producción de eventos virtuales. Estas características son las que hacen que nuestro evento virtual sea realmente un evento. Algunas de ellas son:
- Tener una estructura, con apertura y cierre
- Un guión definido y trabajado
- Un objetivo claro para el evento
- Elementos visuales dinámicos
- Herramientas de interacción con el público
3 VENTAJAS DE LOS EVENTOS VIRTUALES
1. Posibilidad de obtener un vídeo 365º del evento
Uno de los beneficios más claros a encontrar en los eventos virtuales es que una vez acaba el evento el resultado estará listo para difundirlo o reproducirlo en diferido una y otra vez. Gracias a esto se puede llegar a un mayor número de espectadores.
2. Alcance de una audiencia mayor
El evento virtual es también un catalizador de público, es decir, permite llegar a una audiencia mucho más amplia que con los eventos presenciales al uso.
3. Reducción de gastos
Otro beneficio de los eventos virtuales es que por lo general resultan más económicos. Esto es debido a que hay un ahorro de gastos en desplazamientos, hoteles, catering, alquiler del espacio, etc. Además, también son más ecológicos, ya que reducen nuestra huella de carbono.
6 TIPOS DE EVENTOS VIRTUALES CORPORATIVOS
1. Ferias sectoriales
Se trata de entornos virtuales que reproducen los espacios y funcionalidades de las ferias físicas, donde visitantes y expositores pueden interactuar durante los días del evento desde cualquier parte. En este tipo de ferias participan empresas y entidades pertenecientes a un mismo sector de actividad.
Dentro de estos entornos, podemos asistir a conferencias de distintos profesionales del sector; visitar stands y consultar información sobre servicios y productos de diversas empresas, descargar catálogos y dossiers informativos; así como interactuar con otros participantes a través de salas de networking.
Y todo totalmente personalizable con el branding de cada empresa, además de poder enlazarse a redes sociales y distintas páginas web de manera directa.
Los usuarios acceden a estos entornos virtuales mediante nombres de usuario y avatares digitales que les permiten comunicarse por voz o chat con todos los asistentes de la feria.
2. Congresos y convenciones
Este tipo de eventos tienen la particularidad de su celebración en auditorios y/o salas virtuales.
El tema tratado puede ser abordado desde distintas perspectivas, ya sea mediante una conexión en directo con una persona a través de una cámara o mediante pantalla compartida, presentación o vídeo grabado y editado.
Los visitantes pueden interactuar entre ellos y también con el conferenciante a través de un chat común, que permite comunicarse al mismo tiempo que se realiza la conferencia.
3. Formación
La impartición de cursos de formación es posible mediante salas virtuales de formación dónde se produce una comunicación directa y personal. Los recursos utilizados para el aprendizaje son elegidos en su totalidad por la empresa, teniendo todo tipo de formatos disponibles (vídeo en directo o diferido, presentaciones, imágenes, ejemplos en 360º)..
La interacción entre formador y asistentes es continua mediante chat, pudiendo compartir la empresa formadora todo el material que considere necesario a los asistentes, que lo pueden descargar y guardar.
4. Presentaciones de producto
En los últimos años, la presentación y promoción de productos ha sufrido una gran evolución. Gracias a la aparición de las nuevas tecnologías, tenemos la posibilidad de presentar nuevos catálogos o realizar lanzamientos de nuevos productos a los distribuidores, clientes o partners de una forma totalmente innovadora y que supone una pequeña inversión. Los entornos donde se pueden realizar estas presentaciones son salas corporativas virtuales creadas de forma personalizada.
5. Eventos en streaming
Formaciones, mesas redondas, charlas informativas…hay muchas ocasiones en las que necesitamos un lugar de reunión para congregar a todo el público al que nos queremos dirigir y que pueda interactuar con nosotros.
6. Eventos híbridos
Los eventos híbridos permiten ampliar el alcance de un evento que se celebra en un espacio físico gracias a una plataforma virtual, posibilitando que todo el público que no pueda asistir al evento de manera presencial disfrute de las actividades y el contenido del mismo de forma online.
3 HERRAMIENTAS PARA HACER EVENTOS VIRTUALES
1. BigMaker
El objetivo de BigMarker es el de potenciar la conversación interactiva con audiencias de cualquier tamaño a través de seminarios web, eventos virtuales e híbridos. Ofrecen más de 15 módulos de eventos virtuales que se pueden mezclar y combinar según su caso de uso para crear una experiencia única.
Además, permite crear landing pages dirigidas y personalizar toda la interfaz, desde el aspecto de los paneles de discusión hasta las sesiones interactivas de preguntas y respuestas, y las llamadas a la acción. También cuenta con páginas de pago y ventas optimizadas para conversión integradas. Tienes la opción de procesar transacciones a través de Stripe (las ganancias van directamente a tu cuenta de Stripe) o Authorize.Net (las ganancias se depositan en tu cuenta de PayPal, con una tarifa fija de 0,88€).
Se integra con Salesforce, Hubspot, Mailchimp, ActiveCampaign y otra docena de aplicaciones. Puedes solicitar una muestra de cómo funciona la herramienta y luego obtener un presupuesto a la medida de tus necesidades.
2. BlueJeans
Con Bluejeans puedes organizar y administrar seminarios web interactivos en vivo, ayuntamientos virtuales y eventos para grandes audiencias (hasta 50.000 participantes y 150 presentadores) en todo el mundo a través de videos inmersivos, preguntas y respuestas, encuestas y controles de moderadores enriquecidos.
Cuenta con una interfaz muy sencilla de usar, desde donde puedes gestionar toda la actividad y se accede desde un navegador, sin la necesidad de descargar ninguna aplicación. También puedes acceder desde las aplicaciones móviles disponibles para iOS y Android. Ofrece planes anuales desde 36,67€/mes (hasta 100 asistentes).
3. Cvent
Cvent ofrece soluciones integrales para realizar eventos presenciales, híbridos y virtuales priorizando la interacción de los asistentes con los organizadores, patrocinadores y expositores.
Con la plataforma puedes crear una web personalizada de registro, gestionar todo el contenido desde un mismo lugar, realizar email marketing, combinar el contenido transmitido en vivo con herramientas de participación, como programación, preguntas, respuestas y redes, mantener a los asistentes conectados a través de su navegador o dispositivo móvil con la aplicación nativa del evento, antes, durante y después del mismo, hacer sesiones simultáneas y de video a pedido con herramientas interactivas, crear una comunidad con citas virtuales y sesiones colaborativas, y muchas opciones más.
EJEMPLO REAL DE EVENTO VIRTUAL
En KERS Agency nos encanta todo lo relacionado con el metaverso. Por eso, te contamos nuestra experiencia diseñando un evento virtual para uno de nuestros clientes.
Con el objetivo de acercar el mundo de los NFT a un mayor número de personas se creó una sala interactiva para poder llevar a cabo un evento virtual.
Dentro de esta sala los usuarios podían crearse un personaje e ir recorriendo todo el espacio así como ir viendo las diferentes obras y creatividades. Además era una sala en la que se podía interactuar con los diferentes usuarios así como conocer a los creadores del proyecto.
Esta acción trajo grandes resultados para la empresa en términos de visibilidad y de branding. Se consiguió acercar la marca a un mayor número de usuarios así como desmontar mitos relativos a los NFT y al metaverso.
Si tienes en mente realizar reuniones, eventos o salas en el mundo virtual, no dudes en ponerte en contacto con nosotros escribiéndonos a somos@kersagency.es o llamando al +34 630 600 417. ¡Consulta nuestros servicios de Marketing Virtual!
